Rabu,22 desember 2016
hari rabu, 21 Desember 2016
- Assalamualaikum wr.wb -
hallo bertemu lagi dengan blog saya yang sangat sederhana kan jauh dari
kata sempurna kali ini saya akan menjelskan tentang apaitu SOP? makanan
atau minuman kah SOP itu? mari di bahas bersama dengan blog saya ini
semoga bisah bermanfaat ya buat kita semua..
A. PENDAHULUAN
- LATAR BELAKANG
Bagi
sebagian perusahaan, terutama perusahaan-perusahaan yang sudah memahami arti
penting keberadaan SOP bagi bisnis mereka, sangat menyakini bahwa SOP akan memberikan manfaat yang sangat banyak bagi
pertumbuhan bisnis mereka. Sementara bagi perusahaan-perusahaan yang belum
memahami arti penting dari SOP, akan memperlakukan SOP dengan sebelah mata, SOP
dianggap sebagai aturan kaku yang akan mengganggu fleksibilitas kerja mereka,
akan mengganggu irama permainan mereka dalam berbisnis.
- PENGERTIAN
Standar
Operasional Prosedur (SOP) adalah dokumen yang berkaitan dengan prosedur
yang dilakukan secara kronologis untuk menyelesaikan suatu pekerjaan
yang bertujuan untuk memperoleh hasil kerja yang paling efektif dari
para pekerja dengan biaya yang serendah- rendahnya. SOP biasanya terdiri
dari manfaat, kapan dibuat atau direvisi, metode penulisan prosedur,
serta dilengkapi oleh bagan flowchart di bagian akhir(laksmi,2008:52)
B. Rumusan Masalah
Dari
uraian rumusan masalah diatas dapat kami rumuskan :
1. Apa
tujuan dan manpaat dari sop ?
2.
Apa
tahapan-tahapan membuat sop ?
3.
Bagaimana
cara membuat sop ?
- PEMBAHASAN
A.
Tujuan
dan manfaat SOP
SOP
yang baik haruslah mendasarkan pada tujuan dan manfaat sebagaimana poin-poin
berikut dibawah ini:
- Memudahkan
proses pemberian tugas serta tanggung jawab kepada pegawai yang
menjalankannya.
- Memudahkan
proses pemahaman (penguasaan tugas) staff secara sistematis dan general.
- Menghindari
“error” dalam proses kerja.
- Mempermudah
dan mengetahui terjadinya kegagalan, inefisiensi proses dalam prosedur
kerja,
serta kemungkinan-kemungkinan terjadinya penyalahgunaan kewenangan oleh
pegawai yang menjalankan.
- Memudahkan
dalam hal monitoring dan menjalankan fungsi kontrol dari setiap proses
kerja.
- Menghemat
waktu dalam program training, karena dalam SOP tersusun secara sistematis.
B.
Tahapan
membuat SOP
Setelah
mengetahui apa itu SOP dan tujuan serta manfaat SOP, maka selanjutnya adalah
tahapan dalam menyusun SOP. Tahapan-tahapan ini harus dipahami terlebih dahulu
sebelum menyusun SOP yang diinginkan. Berikut adalah tahapan-tahapan dalam
menyusun SOP:
- Kumpulkan
informasi sebanyak-banyaknya mengenai proses kerja baik kualitatif maupun
kuantitatif. Hal ini bisa dengan berdiskusi dan melakukan tanya-jawab
(interview) dengan Kepala Departemen yang sedang menjabat pada posisi yang
akan dibuat SOP.
- Interview
dilakukan agar dapat memahami secara lebih detail proses kerja yang akan
dibuat.
- Gunakan
perbandingan dengan lebih dari satu proses kerja agar alur proses kerja
mendekati efektif.
- Gunakan
setiap instrumen yang ada dan diperlukan pada setiap proses kerja (tools,
hardware, software) untuk di masukkan ke dalam SOP yang akan dibuat.
- Catat
efisiensi waktu, biaya (cost) dan energy lainnya untuk kemungkinan sistem
yang akan digunakan.
- Sistem
yang dipilih dapat sebelumnya dilakukan brain storming terlebih dahulu
dengan Kepala Departemen yang bersangkutan untuk menerima pendapat dan
masukan. Brainstrorming juga bisa melibatkan staff, customer dan pihak-pihak
lain yang terlibat.
- Buat
terlebih dahulu draft baku untuk dilakukan pembahasan dengan team yang ada
(jika menggunakan sistem ISO, ikuti prosedur atau proses yang berlaku)
- Lakukan
uji coba instrumen yang ada dengan draft SOP yang telah menjalani proses
pembahasan.
- Jika
dirasa sudah mewakili alur proses yang sesungguhnya serta cukup efektif
dan efisien, maka minta persetujuan dari pimpinan, setelah sebelumnya
dibuat draft revisi final atas SOP tersebut.
- Lakukan
sosialisasi secara resmi kepada team terkait tas SOP baru tersebut yang
akan di terapkan. Beri jangka waktu untuk persiapan antara sosialisasi
dengan waktu penerapan SOP.
C.
Cara
membuat SOP
Langkah
terakhir adalah mengetahui cara membuat SOP dengan menggunakan template sbb:
- Esensi
dari SOP adalah mudah dipahami dan diaplikasikan oleh pegawai yang
melaksanakan. Oleh sebab itu gunakan kaidah “Mudah dibaca, dipahami dan
dilaksanakan”.
- Tuliskan
langkah demi langkah secara bertahap.
- Gunakan
kata kerja dalam kalimat aktif, karena diharapkan pembaca SOP melakukan
sesuatu. Contoh “Kirim analisa ke supplier” bukan “Analisis
dikirim kepada supplier“
- Gunakan
kalimat positif dan hindari kata “tidak“, “jangan“.
- Instruksi
kata dibuat singkat, padat dan mudah dipahami.
- Buat
bagan alurnya (flow chart).
- Buat
penjelasan yang dibutuhkan, jika diperlukan.
- Buat
dan cantumkan dokumen pendukun SOP (form, sheet, SK, dll).
- Cantumkan
tanggal pembuatan SOP, serta tanggal Revisi (jika ada).
- Cantumkan
petugas pembuat SOP dan siapa yang mengesahkan.
- Cantumkan
tanggal waktu pelaksanaan.
D.
Peran Standard Operating Procedure Dalam Perusahaan
(Business Lounge – Strategic) – SOP atau
Standard Operating Procedure, adalah system atau prosedur yang disusun untuk
memudahkan, merapihkan dan menertibkan pekerjaan. Sistem ini berisi urutan
proses melakukan pekerjaan dari awal sampai akhir. Perusahaan yang telah
memahami kebutuhan suatu standar acuan, agar para karyawan dapat memahami dan
melakukan tugasnya sesuai standar yang digariskan perusahaan, menyadari akan
pentingnya pembuatan SOP ini. Bahkan perusahaan juga membuat SOP untuk produk
yang dikeluarkan oleh perusahaan tersebut, agar konsumen dapat mengetahui cara
untuk menggunakan produk tersebut tanpa salah.
Standard
Operating Procedure (SOP) rupanya selalu menjadi bahan pembahasan utama bagi
banyak organisasi. Tak peduli apakah organisasi swasta, Badan Umum Milik Negara
(BUMN), lembaga pemerintah atau kementerian, lembaga pendidikan, lembaga
swadaya masyarat (LSM), lembaga keuangan dan lainnya. Faktanya, ternyata masih
banyak sekali organisasi yang belum benar-benar memahami apa itu SOP, di mana
sebenarnya kedudukan SOP, apa kaitannya proses bisnis dan struktur organisasi
dengan SOP, bagaimana menurunkan SOP melalui proses bisnis, apa saja
elemen-elemen SOP dan bagaimana menyusun SOP dengan benar.
Yang
dimaksud SOP tidak sekedar flowchart saja. Seringkali ada kekeliruan yang beranggapan
bahwa flowchart itu lah SOP. Flowchart hanya salah satu unsur dari SOP. Belum
lagi masih ada banyak perusahaan yang menganggap SOP adalah sesuatu pelengkap
saja bukan sebagai sesuatu yang penting.
Elemen- elemen apakah yang harus ada dalam SOP?
Pertama,
harus terkandung proses atau tahapan kerja. Ini berarti, secara sistematis SOP
mengandung urutan dari awal pekerjaan dimulai hingga akhir.
Kedua,
mensyaratkan adanya penanggungan jawaban pada setiap tahapan pekerjaan, ada
yang bertanggung jawab atas pekerjaan itu. Bila terjadi kesalahan, baik
menyangkut prosedur atau dokumen yang digunakan, pertanggungjawaban atas proses
kerja tersebut menjadi jelas. Tak ada lagi saling menyalahkan.
Ketiga,
tentang dokumen yang digunakan. Masih banyak organisasi yang tidak memahami
pentingnya dokumen sebagai salah satu unsur SOP. Misalnya perusahaan
menggunakan dokumen surat masuk dan surat keluar. Ternyata dalam SOP tidak
dicantumkan. Ada pula yang memasukkannya, tapi dalam praktiknya bukan dokumen
yang dimaksud. Antara satu departemen dengan departemen dalam satu perusahaan
seringkali menggunakan dokumen yang berbeda untuk satu dokumen yang sama.
Keempat,
ukuran keberhasilan menyangkut bagaimana SOP dapat dikukur tingkat kinerjanya.
Unsur keempat ini seringkali diabaikan oleh banyak level organisasi, sebab
dianggap tidak ada hubungannya. Inilah mengapa tingkat efektifitas SOP tak
terukur performancenya.
Selain itu
point-point di bawah ini juga menunjukkan langkah-langkah penting yang perlu
diketahui dalam mempersiapkan SOP dalam suatu perusahaan.
1. Kapan sebaiknya SOP dibuat,
Sebaiknya
pembuatan dilakukan pada saat perusahaan mulai beroperasi. Hal ini penting,
agar setiap jajaran orang yang bekerja di perusahaan memahami posisinya, serta
tanggung jawab masing-masing. SOP ini juga mengatur peranan masing-masing
manajemen yang memimpin perusahaan, agar tugas dan tanggung jawabnya tidak
rancu, peran manajemen satu dengan lainnya. SOP bersifat unik, serta berbeda
antara perusahaan satu dengan perusahaan lainnya. SOP yang digunakan untuk
industri, berbeda dengan perusahaan jasa, juga berbeda dengan perusahaan yang
bergerak di lembaga keuangan.
2. Berapa lama waktu yang dibutuhkan dalam menyusun SOP?
Waktu yang
dibutuhkan akan sangat bervariasi, tergantung dari besarnya perusahaan, serta
apakah perusahaan mempunyai berbagai cabang di seluruh Indonesia atau bahkan di
luar negeri. Untuk perusahaan yang masih kecil dan sederhana, penyusunan SOP
dapat lebih singkat waktunya.
Selain
mengenal operasi perusahaan secara detail, kita juga harus mengenal siapa
konsumen perusahaan, siapa pemasoknya. Misalnya untuk perbankan, kita harus
mengenal, berapa jenis simpanan yang masuk ke Perbankan, serta produk apa saja
yang dipunyai sebuah Bank, berapa unit kerja Bank tersebut, dana yang diperoleh
akan untuk membiayai apa saja agar sesuai tujuan penyaluran dana tersebut,
serta mendapatkan hasil, bagaimana mengatur agar antara funding dan lending
bisa match, dan sebagainya. Masing-masing unit usaha yang merupakan profit
center dari Bank harus mempunyai SOP tersendiri, begitu juga unit kerja yang
melakukan pelayanan, seperti SOP untuk Logistik (sering disebut Kebijakan Umum
Logistik).
3. Apa saja yang perlu diketahui dalam menyusun SOP?
Untuk menyusun
SOP perusahaan, maka harus dipahami apa Visi dan Misi perusahaan tersebut,
budaya kerja yang ada di perusahaan, dan alur pekerjaan yang ada di perusahaan
(bagi perusahaan besar, maka alur pekerjaan di masing-masing unit operasional
akan berbeda-beda).
Peran SOP dalam suatu perusahaan adalah:
• Merupakan Pedoman operasional, berisikan sistim dan
prosedur kegiatan operasional .
• Merupakan penjabaran kebijakan secara menyeluruh dari
perusahaan, yang disusun untuk mencapai sasaran Business Plan dari perusahaan.
• Untuk menjadi acuan dalam membuat Surat Edaran atau Surat
Keputusan Direksi, dalam membuat petunjuk pelaksanaan operasional perusahaan.
• Sebagai acuan yang harus diikuti dalam pelaksanaan
Manajemen Risiko.
• Membentuk disiplin pelayanan yang tertib di bidang
operasional dengan cara dan sikap yang sama sehingga terbentuk budaya yang
sehat sebagai bagian dari profesionalisme perusahaan.
• Menjamin adanya pengawasan yang memadai dalam setiap
tahapan proses.
4. Kompetensi apa yang dimiliki oleh tim counterpart?
SOP dibuat
oleh orang-orang yang berada di perusahaan tersebut, umumnya perusahaan membuat
tim, yang terdiri dari berbagai personil yang mewakili bidang tugas
masing-masing. Perusahaan dapat meminta bantuan konsultan untuk melakukan
penyusunan SOP ini, namun agar SOP nanti dapat diimplementasikan dengan baik
dan sesuai dengan budaya perusahaan tersebut, maka perusahaan membentuk tim
counterpart yang akan membantu konsultan, melakukan diskusi dengan tim
konsultan, dalam rangka penyusunan SOP tersebut.
Tim yang ditunjuk sebagai counterpart adalah orang yang
benar-benar memahami bisnis dan operasional perusahaan, membantu konsultan
mengidentifikasi masalah, mewakili perusahaan untuk menjamin agar SOP telah
dibuat sesuai dengan tujuan perusahaan perusahaan. Tim counterpart ini mewakili
perusahaan, menjamin agar hasil SOP dapat diimplementasikan oleh perusahaan.
5. Perlu adanya proses sosialisasi.
Apabila SOP
telah selesai dibuat, harus disosialisasikan kepada seluruh jajaran karyawan,
agar seluruh prosedur yang telah ditetapkan dalam SOP dapat dilaksanakan dengan
baik di lapangan. Lamanya proses sosialisasi tergantung dari skala perusahaan.
Dalam hal perusahaan skala besar, maka perusahaan dapat meminta bantuan
konsultan yang membuat SOP, untuk melakukan sosialisasi.
Kalau kita melihat apa yang sudah dijelaskan di atas SOP ini
sangat berperan penting, baik untuk perusahaan besar maupun kecil. Bahkan
sebuah warung tegal dipinggir jalanpun perlu mempunyai acuan, agar setiap
karyawan yang membantu kelancaran penjualan warung tegal tersebut, mengetahui
langkah apa saja yang diperlukan agar warung tegal dapat berjalan lancar, serta
mengetahui peran dan tanggung jawabnya. Dengan SOP ini pemilik usaha dapat
memantau usaha nya, mengetahui tanda-tanda dini jika terjadi permasalahan,
sehingga dapat diatasi, tanpa mengorbankan kelangsungan hidup warung tegal
tersebut. Tentu saja yang dimaksud SOP warung tegal ini dibuat sangat
sederhana, mudah dalam pelaksanaannya, serta fleksibel. Tetapi tetap memiliki
tujuan dan fungsi yang sama sebagai SOP. Sehingga melalui SOP ini diharapkan
akan menjadi acuan untuk memonitor bisnis perusahaan dan juga dapat melakukan
pengukuran pada setiap jenjang yang ada.
PENUTUP
A.
Kesimpulan
SOP (Standard Operating
Procedures) adalah panduan hasil kerja yang diinginkan serta proses kerja
yang harus dilaksanakan. SOP dibuat dan di dokumentasikan secara tertulis yang
memuat prosedur (alur proses) kerja secara rinci dan sistematis. Alur kerja
(prosedur) tersebut haruslah mudah dipahami dan dapat di implementasikan dengan
baik dan konsisten oleh pelaku.
B.
Saran
Sop dibuat oleh perusahaan bukan
untuk menyusahkan karyawannya, sebaliknya untuk memperlancar dan meningkatkan
kinerja.
DAFTAR PUSTAKA
- "McMurdo
Station Medical Standard Operating Procedures as of 2006/06"
(PDF). Retrieved 2014-08-02.
- Anderson, Chris. How
To Write Standard Operating Procedures, Bizmanualz, June 4,
2012.
- Guidance
on the Documentation Requirements of ISO 9001:2008[dead link]